Co je vlastně cestovní příkaz
Cestovní příkaz je dokument, který slouží k povolení a záznamu pracovní cesty zaměstnance. Je to doklad o provedené pracovní cestě. Jedná se o administrativní nástroj. Poskytuje všechny údaje o pracovní cestě. Tyto údaje zahrnují místo, trvání, účel a náklady. Umožňuje snadno a efektivně sledovat výdaje na pracovní cesty. Zajišťuje jejich správné zúčtování a vyúčtování v souladu s legislativou.
V zákoně čj. 283/2002 Sb. § 2 se píše, že pracovní cesta je doba od odjezdu pracovníka na cestu za účelem provedení práce na jiném místě, jako je jeho běžné pracoviště. Do pracovní cesty se zahrnuje i doba výkonu práce v tomto místě až do návratu do místa začátku pracovní cesty.
Jak vypsat cestovní příkaz
Cestovní příkaz se vypisuje vždy při vyslání pracovníka na pracovní cestu. Vypisuje se před jejím začátkem. Pracovník musí s vysláním na pracovní cestu souhlasit. Svůj souhlas vyjadřuje podpisem cestovního příkazu. Má-li pracovník ve smlouvě dohodnuté vyslání na pracovní cestu, tak se souhlas s vysláním na pracovní cestu nevyžaduje.
Můžete jej vyplnit na běžném papírovém tiskopisu sloužícím k tomuto účelu. Dostanete je běžně koupit v obchodní síti. Existuje několik druhů šablon, které se navzájem mírně liší. Některé firmy si vytvářejí vlastní vzory formuláře cestovního příkazu. Nejefektivnějším a nejméně pracným způsobem je použití různých počítačových softwarů. Nám se osvědčil cestovní příkaz v programu Speedy, který je do určitého množství záznamů bezplatný.
Co má cestovní příkaz obsahovat
- Své osobní údaje (jméno, adresa, atd...).
- Začátek cesty (datum a přesný čas).
- Místo provádění pracovní cesty (cíl), včetně přestupů.
- Místo a čas skončení pracovní cesty.
- Důvod cesty.
- Dopravní prostředky použité pro pracovní cestu.
- Souhlas zaměstnance, tedy jeho vlastnoruční podpis.
- Poskytnuté zálohy na pracovní cestu – výše zálohy a datum poskytnutí zálohy.
Takhle vyplněný cestovní příkaz schválí nadřízený svým podpisem.
Po návratu z pracovní cesty
vyplní pracovník část vyúčtování cestovního příkazu. Může tak učinit sám nebo ve spolupráci s účetním. Následně k vyplněnému příkazu přiloží pracovník doklady o výdajích spojené s provedenou pracovní cestou. Například jízdenky, fakturu za ubytování nebo doklad o zaplaceném školení. Pokud pracovník cestoval vlastním vozidlem, vypočítá cenu spotřebovaného paliva podle technického průkazu. Při použití služebního vozidla je třeba udělat i záznam do knihy jízd. Pokud pracovník nepředá zmíněné doklady, nevznikne mu nárok na náhradu za vynaložené finanční prostředky. Jedině stravné je položka, kterou nemusí dokládat. Stravné se počítá podle času stráveného na pracovní cestě a podle toho, zda šlo o tuzemskou nebo zahraniční pracovní cestu.Doba trvání pracovní cesty je pro výpočet stravného rozdělena na 3 časová pásma:
- 5 až 12 hodin (včetně přesného času 12. hodiny).
- Nad 12 hodin až 18 hodin (včetně přesného času 18. hodiny).
- Nad 18 hodin.
Výšky náhrad v těchto časových pásmech se průběžně mění. Pro různá datumová období platí různé sazby. stravného, tak zůstává natrvalo platná. Její změna může nastat až v následujícím datumovém období. Výši stravného a určování data platnosti stanovuje ministerstvo práce, sociálních věcí a rodiny.
Výše stravného při zahraniční pracovní cestě je stanovena pro každou zemi samostatně. Stravné pro jednotlivé země se mohou navzájem lišit a jsou stanoveny v různých měnách. Většinou jde o měnu používanou v té které zemi. Jelikož výše tuzemského a zahraničního stravného se v čase mění, je třeba sledovat aktuální výši stravného v době konání pracovní cesty. Toto sledování aktuálních sazeb odpadá při použití výše zmíněného softwaru od firmy Kamar software. Tento software si sám sleduje aktuálnost sazeb a automaticky je aktualizuje.
Proč je cestovní příkaz důležitý
- Přesné sledování pracovních cest. Cestovní příkaz obsahuje všechny klíčové informace o pracovní cestě - místo, trvání, účel, typ dopravy a další důležité detaily. Tímto způsobem mají zaměstnavatel a zaměstnanec přehled o oficiálních pracovních cestách. To pomáhá eliminovat nejasnosti.
- Efektivní řešení nákladů. Umožňuje zaměstnancům nárokovat si náhradu za výdaje z pracovní cesty, jako jsou stravné, ubytování a doprava. Zaměstnanec tak může bez obav cestovat na pracovní účely s vědomím, že tyto výdaje budou řádně refundovány.
- Daňové výhody a prokazatelnost výdajů. Správně vedená evidence vozidel je důležitým podkladem pro daňové účely. Umožňuje prokázat způsobilost výdajů spojených s provozem vozidel. Při kontrolách od daňového úřadu je kniha jízd neocenitelným zdrojem dat, který může zabránit zbytečným sporům a ušetřit firmě náklady.
- Dodržování legislativy. V mnoha zemích je vedení cestovních příkazů zákonnou povinností pro firmy. Správně vyplněný cesťák je důležitým dokladem pro případné kontroly daňových a jiných úřadů. Obsahuje podrobné záznamy, které podporují transparentnost a soulad s platnou legislativou.
Často kladené dotazy
Jsou výstupy z elektronické verze akceptovány firmami a daňovým úřadem?
Ano. Program je zpracován dle platné legislativy. Žádný uživatel neměl problém s tiskovými výstupy programu při daňové kontrole nebo při schvalování u svého zaměstnavatele.
Zvládneme ovládání elektronické verze?
Nemusíte mít obavu. Práce s modulem Cestovní příkazy je velmi jednoduchá a intuitivní. Rychle jej zvládnou i méně zkušení uživatelé a začátečníci, navíc k programu je i podrobná uživatelská příručka. Je možné poskytnout i individuální zaškolení programu.